Documentos legales

Código de Ética y Conducta Profesional

Vita Consulting Salud y Seguridad en el Trabajo

1. Mensaje de la Gerencia

En VITA CONSULTING somos conscientes de que nuestra labor va más allá del simple cumplimiento normativo; nuestro trabajo impacta directamente en la protección de la vida, la salud y la integridad física de los trabajadores de nuestros clientes. Este Código de Ética es nuestra brújula moral. Como microempresa, nuestro mayor patrimonio es nuestra credibilidad, nuestra licencia profesional y la confianza que los clientes y autoridades depositan en nuestro rigor técnico.

2. Alcance y Obligatoriedad

Este Código es de lectura, comprensión y cumplimiento obligatorio para el representante legal, socios, consultores, asesores, médicos especialistas, técnicos, practicantes y contratistas aliados que presten servicios en nombre de VITA CONSULTING.

3. Valores Corporativos Fundamentales

1. Respeto por la Vida: la seguridad y salud de los trabajadores es innegociable.
2. Integridad: actuamos con rectitud, honestidad y transparencia en cada asesoría, auditoría o capacitación.
3. Imparcialidad: nuestros juicios técnicos y profesionales se basan en evidencias y normas, no en presiones o intereses particulares.
4. Excelencia: mantenemos nuestros conocimientos actualizados frente a la cambiante legislación colombiana en riesgos laborales.

4. Normas Éticas Específicas para la Consultoría en SST

4.1. Rigor Técnico, Objetividad e Independencia

• Prohibición de complacencia: el personal de VITA CONSULTING no modificará ni suavizará matrices de identificación de peligros (GTC 45 u otras), evaluaciones de estándares mínimos, ni reportes de auditoría para "favorecer" económicamente al cliente ocultando riesgos. Nuestro deber es mostrar la realidad de la empresa para prevenir accidentes.
• Investigación de Accidentes: en la investigación de accidentes e incidentes de trabajo, actuaremos con total neutralidad, buscando las causas raíces reales y no buscando exculpar a la empresa cliente de sus responsabilidades legales.
• Competencia e Idoneidad: ningún consultor asumirá o ejecutará tareas para las cuales no tenga el perfil, la formación técnica o el alcance definido en su Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme a la normativa vigente que regula dicha licencia (Resolución 908 de 2025, que derogó la Resolución 0754 de 2021, sujeta a régimen de transición) o la norma que la modifique o sustituya.

4.2. Confidencialidad y Manejo de la Información (Habeas Data)

• En el ejercicio de nuestra consultoría, tenemos acceso a información privilegiada, planes de negocio, procesos industriales y, muy especialmente, información de salud y morbilidad de los trabajadores (perfiles epidemiológicos, restricciones médicas).
• Todo el personal debe cumplir estrictamente con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales).
• Está prohibido divulgar, compartir o utilizar la información de los clientes para beneficio propio o de terceros. La reserva sobre los diagnósticos médicos ocupacionales es absoluta, respetando el secreto profesional.

4.3. Prevención del Conflicto de Interés — además de lo estipulado en nuestra Política Anticorrupción y Antisoborno (documento 2):

• Los consultores no deben realizar auditorías internas del SG-SST en empresas donde tengan vínculos familiares en la alta dirección o en el área de talento humano.
• Se prohíbe el uso del nombre de VITA CONSULTING para comercializar productos o servicios personales no autorizados (ej. vender Elementos de Protección Personal a título personal al cliente que se está asesorando).

4.4. Relacionamiento Ético con el Entorno

• Con los Clientes: seremos claros y honestos sobre el alcance de nuestros servicios. No prometeremos que la empresa cliente no tendrá accidentes ni demandas; nos comprometemos a acompañar la implementación de las mejores prácticas y el cumplimiento de la ley, con el propósito de minimizar al máximo los riesgos y problemas.
• Con las Autoridades (MinTrabajo, Secretarías de Salud): la interacción será transparente, colaborativa y respetuosa. Facilitaremos la información requerida por los inspectores de trabajo de manera veraz.
• Con las ARL: mantendremos una relación estrictamente técnica e institucional. No actuaremos como intermediarios comerciales encubiertos de ninguna Administradora de Riesgos Laborales.
• Con la Competencia: competiremos lealmente, basados en la calidad de nuestro servicio. Se prohíbe emitir comentarios difamatorios o calumniosos sobre otras empresas de consultoría en SST.

4.5. Salud y Seguridad Interna (Coherencia)

Como expertos en SST, debemos liderar con el ejemplo. VITA CONSULTING se compromete a velar por unas condiciones de trabajo seguras y saludables para su propio equipo, promoviendo el autocuidado durante los desplazamientos y en las instalaciones de los clientes.

5. Clima Laboral y Derechos Humanos

• Fomentamos un ambiente de trabajo basado en el respeto mutuo.
• Cero tolerancia frente al acoso laboral (Ley 1010 de 2006) y al acoso sexual.
• No discriminamos por razones de género, raza, religión, orientación sexual, ideología política o condición física.

6. Mecanismos de Consulta y Reporte

Si un colaborador enfrenta un dilema ético (por ejemplo, un cliente presiona para que se apruebe una capacitación a la que sus trabajadores no asistieron), debe:

1. Frenar la acción.
2. Consultar inmediatamente con la Gerencia.
3. Si se observa una violación al presente código por parte de un compañero o tercero, debe reportarse a través de: sandralancheros.director@vitaconsultingsst.com

La empresa se compromete a no tomar represalias contra quienes busquen asesoría ética o denuncien de buena fe.

7. Régimen Disciplinario

El incumplimiento de este Código de Ética constituye una falta grave. Dependiendo de la gravedad de la falta, las sanciones pueden ir desde un llamado de atención con copia a la hoja de vida, hasta la terminación unilateral del contrato laboral o civil por justa causa, e incluso el reporte ante las autoridades competentes (Ministerio de Salud / Secretarías de Salud para sanciones sobre la Licencia en SST) o acciones penales si hubiere lugar a ello.

Declaración

Sandra Patricia Lancheros — Directora y Representante Legal — VITA CONSULTING

Política Anticorrupción y Antisoborno

Vita Consulting Salud y Seguridad en el Trabajo

1. Objetivo

La presente política tiene como propósito establecer los principios, lineamientos y estándares de comportamiento que rigen a VITA CONSULTING para prevenir, detectar y sancionar cualquier práctica de corrupción, soborno o fraude. Como microempresa dedicada a la consultoría en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), reconocemos que la integridad de nuestras evaluaciones, auditorías y capacitaciones impacta directamente la vida y bienestar de los trabajadores colombianos, así como la responsabilidad legal de nuestros clientes.

2. Alcance

Esta política es de estricto cumplimiento y aplica a:

• Representante legal, socios y directivos.
• Empleados directos (asesores, consultores, médicos especialistas, técnicos).
• Contratistas, proveedores y terceros que actúen en nombre o representación de la empresa.

3. Declaración de Tolerancia Cero

VITA CONSULTING declara una postura de tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno en todas sus formas (pública y privada). Nos comprometemos a conducir nuestros negocios de manera transparente, ética y en estricto cumplimiento con la normatividad colombiana, incluyendo el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), la Ley Antisoborno (Ley 1778 de 2016) y el Código Penal Colombiano.

4. Riesgos Específicos y Prohibiciones en la Consultoría SST

Dada la naturaleza de nuestros servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal y los contratistas tienen estrictamente prohibido:

1. Alteración de Resultados y Documentos: recibir o solicitar dinero, favores, regalos o cualquier beneficio a cambio de alterar matrices de peligros, evaluaciones de estándares mínimos (Resolución 0312 de 2019), investigaciones de accidentes de trabajo o conceptos médicos ocupacionales.
2. Certificaciones Falsas: emitir constancias de capacitación, inducción o entrenamiento a personas que no asistieron o no aprobaron las evaluaciones correspondientes.
3. Omisión de Hallazgos: ocultar o minimizar hallazgos críticos en auditorías del SG-SST a cambio de mantener un contrato de consultoría o recibir dádivas por parte del cliente.
4. Soborno a Funcionarios Públicos: ofrecer, prometer o entregar cualquier beneficio a funcionarios del Ministerio del Trabajo, Secretarías de Salud, EPS, ARL o cualquier entidad gubernamental, con el fin de agilizar trámites, evitar sanciones al cliente o a nuestra empresa.

5. Regalos, Atenciones y Hospitalidad

El intercambio de regalos o atenciones puede generar conflictos de interés o la apariencia de un soborno. Por lo tanto, se establecen las siguientes reglas:

• Prohibición absoluta: no se podrá dar ni recibir dinero en efectivo, tarjetas de regalo o equivalentes bajo ninguna circunstancia.
• Aceptación permitida: solo se podrán aceptar o entregar artículos promocionales de bajo valor comercial (ej. bolígrafos, libretas, calendarios con el logo de la empresa) que no superen el equivalente a $50.000 COP y que respondan a una cortesía de negocios habitual, sin que condicionen una decisión profesional.

6. Pagos de Facilitación

VITA CONSULTING prohíbe los pagos de facilitación. Estos son pagos no oficiales y generalmente pequeños que se hacen a funcionarios públicos o privados para asegurar o acelerar una acción rutinaria (ej. acelerar la expedición de una licencia en SST, agilizar la radicación de un documento ante una ARL). Todo trámite debe seguir los tiempos y canales oficiales.

7. Conflictos de Interés

Existe un conflicto de interés cuando los intereses personales de un colaborador o contratista (financieros, familiares o de amistad) interfieren con su capacidad para tomar decisiones objetivas en nombre de VITA CONSULTING.

• Declaración: todo colaborador que identifique un posible conflicto de interés (por ejemplo, auditar el SG-SST de una empresa donde trabaja un familiar directo o de la cual es socio) debe declararlo por escrito a la gerencia antes de ejecutar el servicio, para que se asigne a otro consultor.

8. Relación con Terceros, Clientes y ARLs

Como microempresa, la reputación es nuestro mayor activo. Por ello:

• Realizaremos una debida diligencia básica (conocimiento del cliente) antes de firmar contratos, asegurándonos de no vincularnos con empresas inmersas en escándalos de corrupción o lavado de activos.
• Mantendremos independencia técnica frente a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL). Ningún consultor aceptará comisiones no reguladas ni dádivas por direccionar clientes a una ARL específica.

9. Canal de Reporte y Protección al Denunciante

Cualquier empleado, contratista o cliente que tenga conocimiento de una presunta violación a esta política debe reportarlo inmediatamente.

• Canal oficial: sandralancheros.director@vitaconsultingsst.com
• Compromiso de no represalias: VITA CONSULTING se compromete a proteger con el mayor cuidado la confidencialidad de quien reporte de buena fe una sospecha de corrupción y a no tomar represalias en su contra; por ello, prohíbe cualquier tipo de represalia laboral, comercial o personal.

10. Consecuencias del Incumplimiento

La violación de esta política constituye una falta grave a las obligaciones laborales y contractuales. Las consecuencias incluyen:

• Para empleados: procesos disciplinarios que pueden derivar en la terminación del contrato de trabajo por justa causa.
• Para contratistas/proveedores: terminación inmediata del contrato de prestación de servicios o de suministro.
• En todos los casos en que la conducta constituya un presunto delito, la empresa denunciará los hechos ante la Fiscalía General de la Nación.

Aprobación

Sandra Lancheros — Directora y Representante Legal — VITA CONSULTING SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Política de Tratamiento de Datos — Asistente de WhatsApp Business

Vita Consulting Salud y Seguridad en el Trabajo

Vita Consulting SST ("nosotros") opera un asistente automatizado de WhatsApp Business para dar seguimiento a las órdenes de servicio con nuestros profesionales de campo.

1. Información que recopilamos

• Número de teléfono de WhatsApp de los profesionales que trabajan con nosotros.
• Contenido de los mensajes de texto y notas de voz enviados al asistente.
• Fotografías de evidencia de gestión.

2. Uso de la información

Esta información se usa exclusivamente para:

• Dar seguimiento al estado de las órdenes de servicio asignadas.
• Generar un registro histórico de la gestión realizada.
• Comunicarnos con el profesional sobre sus órdenes activas.

No vendemos ni compartimos esta información con terceros, salvo con nuestros clientes contratantes, cuando sea estrictamente necesario para la ejecución del servicio.

3. Almacenamiento

La información se almacena de forma segura en sistemas de Google Workspace administrados por Vita Consulting SST.

4. Derechos del titular (Habeas Data)

Conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular de los datos puede conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de su información, así como revocar la autorización otorgada, dirigiendo su solicitud al correo indicado a continuación.

5. Contacto

Para preguntas sobre esta política o solicitudes relacionadas con tus datos, escríbenos a operaciones@vitaconsultingsst.com.

Aprobada por: Sandra Lancheros — Directora y Representante Legal — VITA CONSULTING SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Vita Consulting Salud y Seguridad en el Trabajo — Colombia